Estrategias para Mejorar la Comunicación Interna en Cooperativas Agrícolas

La comunicación interna es la base de cualquier organización exitosa, y más en grandes cooperativas agrícolas, que constan de muchos asociados entre los cuales la información debe ser muy fluida. Una comunicación eficaz no solo mejora la eficiencia operativa, sino que nos da un ambiente de trabajo positivo.

En este artículo vamos a hablar de diferentes estrategias que podemos usar para mejorar esa comunicación interna dentro de las cooperativas agrícolas. 

¿Por qué es tan importante la comunicación interna?

Dentro de una cooperativa agrícola, al constar de tantos asociados o miembros, la colaboración y el entendimiento entre ellos es muy importante para que se alcancen los objetivos comunes. 

¿Qué puede pasar? Al final cada asociado es un mundo, tienen diferentes herramientas, son empresas o agricultores que se han formado de distinta manera, están en zonas geográficas distintas… Pero, si se aplican estrategias o prácticas comunes, se puede llegar a un buen entendimiento entre todos. 

1. Hay que establecer unos canales de comunicación claros

Un primer paso muy importante, es proponer y establecer unos canales de comunicación que sean comunes para todos los asociados. Estos deben ser conocidos además de accesibles para todos. Esto nos va a asegurar que todos los asociados sepan dónde va a estar la información para ahorrar malentendidos. 

Algunos ejemplos:

• Correos electrónicos: Utilizar correos electrónicos para comunicaciones formales y detalladas.
• Whatsapp: Es uno de los medios de comunicación más extendidos y utilizados por todos. Crear un grupo de whatsapp puede ser un medio muy fácil y accesible para todos. También se pueden usar los canales de Whatsapp como tablón de anuncios en los que el administrador cuelga un mensaje y no hay posibilidad de respuesta. Un medio de comunicación unidireccional. 
• Crear manuales de uso: Crear manuales con pautas en las que se recojan todas las normas y medios de comunicación internos, abiertos para que todos los asociados puedan consultarlos cuando tengan dudas y lo consideren necesario. 

2. Vamos a fomentar la comunicación abierta y transparente

Es muy importante crear un ambiente donde los asociados se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y sugerencias. Esto promueve un lugar de trabajo positivo y saludable, con comunicación abierta, fortalece la confianza entre los miembros y, por ende, su compromiso con la cooperativa.

Ejemplos:

• Grupos de debate: Organizar grupos de debate reducidos (ya que hay cooperativas con muchos miembros) en los que haya un portavoz que pueda poner en común los pensamientos y opiniones de los asociados, de forma controlada y bajo su moderación. 
• Encuestas anónimas: Implementar encuestas anónimas para obtener feedback honesto y constructivo. Se pueden hacer de manera periódica. 
• Buzones de sugerencias: Crear buzones de sugerencias digitales para que los asociados puedan proponer ideas siempre que quieran. A nivel físico, se puede poner un QR en las sedes que conecten con el buzón para que tengan también fácil acceso. 

3. Implementemos herramientas digitales

La Tecnología es nuestra aliada, y nos puede ayudar a que el flujo de información entre los asociados sea más eficiente y fácil de llevar. Nos van a facilitar la comunicación dentro de la cooperativa. 

Ejemplos:

• Software de gestión de proyectos: Utilizar herramientas como Trello para organizar tareas, proyectos y mantener a todos informados sobre el progreso.
• Firma digital: Herramientas o aplicaciones que te permiten firmar digitalmente documentos en cualquier parte. 
• Herramientas de reuniones en línea: Herramientas para hacer reuniones online como Zoom o Google Meet que te permiten conectarte con cualquier miembro de la cooperativa en cualquier parte. 

4. Capacitación y formación en habilidades comunicativas

La formación es la clave. Ofrecer capacitación es muy importante para mejorar las habilidades de comunicación de los asociados de una cooperativa. Esto va a mejorar la calidad y a reducir los malentendidos o conflictos que se puedan llegar a dar. 

Ejemplos:

• Talleres de escucha activa: Enseñar técnicas de escucha activa para mejorar la comprensión y la empatía.
• Capacitación en manejo de conflictos: Proporcionar formación sobre cómo manejar y resolver conflictos de manera constructiva.
• Redacción eficaz de correos electrónicos: Ofrecer cursos sobre cómo redactar correos electrónicos claros y concisos.
• Webinars y blogs: proporcionar material adicional para acompañar las formaciones de comunicación a los asociados. 

5. Vamos a hacer las reuniones eficientes

Las reuniones son una parte fundamental en la comunicación, pero hay que hacerlas bien. Hay que planificarlas para ahorrar tiempo, para tomar las decisiones correctas y asegurarnos de que todos estamos alineados con los objetivos. 

Ejemplos:

• Establecer agendas claras: Preparar una agenda detallada antes de cada reunión y compartirla con los participantes.
• Limitar la duración de las reuniones: Establecer un tiempo límite para las reuniones para mantenerlas enfocadas y productivas.
• Asignar responsabilidades: Asegurarse de que cada tarea y decisión tenga un responsable claro y definido.
• Seguimientos: Realizar seguimientos de las decisiones y tareas acordadas para asegurar su cumplimiento.

6. Evaluar y mejorar continuamente la comunicación

El análisis. El análisis es parte indispensable dentro de cualquier proyecto. Elaborar métricas y mecanismos para medir cómo va nuestra comunicación interna e ir midiendo la efectividad de la misma para realizar mejoras. 

Esto nos hace ver qué problemas hay y cómo los podemos solucionar, para ir adaptándonos a las necesidades de las cooperativas. 

Ejemplos:

• Análisis de feedback: Revisar y analizar el feedback recibido para identificar áreas de mejora.
• Revisión de procedimientos: Evaluar regularmente los procedimientos de comunicación y hacer ajustes según sea necesario.
• Designar un responsable: Elegir un responsable que sea quien se encargue de hacer estos protocolos, de analizar el feedback de los asociados y decidir cuáles van a ser las acciones a llevar a cabo para mejorar la futura comunicación interna de la cooperativa. 

Conclusión

Mejorar la comunicación interna en una cooperativa no es algo fácil, es algo que lleva mucho tiempo y dedicación, pero los beneficios son incalculables. 

Implementar todas estas estrategias va a mejorar la eficiencia del funcionamiento y la colaboración, también va a fortalecer el sentimiento de pertenencia y va a crear un ambiente de trabajo positivo y un compromiso entre los asociados de la cooperativa. ¡Son todo ventajas!